Case Study
Aufbau eines integrierten Warenwirtschaftssystems für Solarprojekte
A&B SolarEnergy – Photovoltaik
A&B SolarEnergy verfügte über eine operative Datenbank zur Verwaltung von Lagerbeständen, hatte jedoch noch kein durchgängiges Warenwirtschaftssystem für Angebote, Materialplanung und Baustellenabwicklung. Angebote wurden unter anderem in Lexware Office erstellt, während Lager- und Projektdaten separat gepflegt wurden.
adept& entwickelte ein kundenspezifisches Warenwirtschaftssystem, das die bestehende Datenbank mit den kaufmännischen Prozessen und der Materialplanung verbindet. Sobald ein Angebot erstellt, versendet und unterschrieben wurde oder eine Baustelle geplant wird, werden die benötigten Materialien systematisch erfasst und die relevanten Daten in der Warenwirtschaft sowie in Lexware Office aktualisiert.
Ausgangslage
Über den Kunden
A&B SolarEnergy ist im Bereich Solarenergie und Photovoltaik tätig und plant sowie realisiert kundenindividuelle Solarprojekte. Für die Abwicklung dieser Projekte müssen Kundendaten, Angebote, Auftragsinformationen, Baustellenplanung, Materialbedarf und Lagerbestände zuverlässig miteinander verbunden werden.
Da jedes Projekt unterschiedliche Komponenten und Mengen erfordert, ist eine aktuelle und konsistente Materialübersicht ein wichtiger Bestandteil des operativen Geschäfts. Die Warenwirtschaft muss dabei nicht nur Bestände abbilden, sondern auch den Zusammenhang zwischen Angebot, Auftrag, Baustelle und Materialverbrauch herstellen.
Herausforderung
Nicht fehlende Daten, sondern fehlende Verbindungen
Die Informationen waren vorhanden – nur eben in getrennten Ständen. Angebote lagen in Lexware Office, Lager- und Projektdaten in eigenen Strukturen. Ein durchgängiger digitaler Prozess von der Anfrage bis zur Baustellenplanung entstand daraus nicht.
- 01 Keine zentrale Verbindung zwischen Angebot, Auftrag, Lager und Baustelle.
- 02 Mehrfache Pflege von Kunden-, Projekt- und Materialinformationen.
- 03 Erschwerte Übersicht über verfügbare und benötigte Materialien.
- 04 Risiko von Abweichungen zwischen Datenbank und kaufmännischem System.
- 05 Manueller Abstimmungsaufwand bei der Vorbereitung von Baustellen.
- 06 Eingeschränkte Transparenz über den Materialbedarf einzelner Projekte.
- 07 Keine automatische Aktualisierung der relevanten Daten nach Angebotsannahme.
Lösung
Ein Prozess statt sechs Ablagen
adept& entwickelte ein integriertes Warenwirtschaftssystem, das auf der bestehenden Datenbank aufsetzt. Die Informationen werden nicht mehr isoliert gepflegt, sondern entlang des Geschäftsprozesses miteinander verknüpft.
- 01 Ein Angebot wird für einen Kunden erstellt und über Lexware Office versendet.
- 02 Die Angebots- und Kundendaten werden im Warenwirtschaftssystem beziehungsweise über die Schnittstelle verarbeitet.
- 03 Nach der Annahme des Angebots wird aus dem Auftrag der relevante Projekt- und Materialbedarf abgeleitet.
- 04 Bei der Baustellenplanung werden die benötigten Komponenten und Mengen dem Projekt zugeordnet.
- 05 Bestände, Materialbedarf und Projektstatus werden in der Datenbank aktualisiert.
- 06 Relevante kaufmännische Informationen werden mit Lexware Office synchronisiert.
Integration
Was dabei gebaut wurde
Nach dem Kernsystem folgte die Anbindung an die bestehende Datenbank und an Lexware Office. Relevante Kunden-, Angebots-, Auftrags- und Materialinformationen werden im Hintergrund übernommen, verarbeitet und in den jeweiligen Prozess zurückgeführt.
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Zentrale Datenbasis
Kunden-, Projekt-, Angebots- und Materialinformationen werden in einer verbundenen Struktur verwaltet.
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Lexware-Office-Anbindung
Angebote, Kontakte und weitere kaufmännische Informationen werden über die Lexware-Office-Public-API ausgetauscht.
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Automatische Projektübernahme
Wird ein Angebot angenommen oder ein Auftrag bestätigt, werden die relevanten Daten als Projekt weiterverarbeitet.
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Materialbedarfsplanung
Die für eine geplante Baustelle benötigten Komponenten werden dem Projekt zugeordnet und in der Materialplanung berücksichtigt.
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Bestandsaktualisierung
Änderungen am Materialbedarf, an Reservierungen oder am Projektstatus werden in der bestehenden Datenbank nachgeführt.
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Nachvollziehbare Projektsteuerung
Mitarbeitende erhalten eine strukturierte Übersicht über Projektstatus, geplanten Materialbedarf und verfügbare Bestände.
Eingesetzte Technologien
- adept&-Workflow-Framework
- Kundenspezifisches Warenwirtschaftssystem
- Zentrale Datenbankanbindung
- Lexware-Office-Public-API
- Automatisierte Angebots- und Auftragsverarbeitung
- Materialbedarfs- und Bestandslogik
- Baustellen- und Projektplanung
- Synchronisation von Kunden-, Angebots- und Materialdaten
Lexware Office unterstützt laut Herstellerangabe unter anderem das Lesen, Anlegen und Abschließen von Angeboten, das Lesen und Anlegen von Auftragsbestätigungen sowie das Lesen, Anlegen und Abschließen von Rechnungen. Die Schnittstelle ist eine REST-API und setzt einen API-Zugang mit passenden Berechtigungen voraus. Welche Daten konkret synchronisiert werden, hängt daher von der gebuchten Lexware-Office-Version und den freigeschalteten Funktionen ab.
Ergebnis
Ein System statt drei Ständen
Ein kundenspezifisches Warenwirtschaftssystem, das die bestehende Datenbank als operative Grundlage nutzt und gleichzeitig die kaufmännischen Abläufe in Lexware Office mit Lager- und Baustellenprozessen verbindet. Lager, Angebote und Baustellenplanung sind zentral verbunden, die Medienbrüche zwischen Datenbank, Warenwirtschaft und Lexware Office entfallen für die definierten Kernprozesse.